Communicatie-beleid
Om de privacy van onze leden zo goed als mogelijk te waarborgen, maar aan de andere kant om onze vereniging zo goed als mogelijk te laten functioneren is er een communicatiebeleid opgesteld waarmee duidelijk wordt gemaakt aan leden van KC de Pein hoe wij dit vorm geven.
Alle leden van KC de Pein wordt verzocht de privacy-verklaring te ondertekenen.
Communicatiemiddelen, Alfabetisch:
Clubblad:
Het clubblad werd voorheen en mogelijk in de toekomst ook thuis bezorgd bij alle leden van KC de Pein en zijn sponsoren. In het clubblad staat informatie vanuit besturen en commissies. Dit kunnen verhalen, zo mogelijk met beelden, van afgelopen gebeurtenissen zijn of aankondiginen van aanstaande evenementen waarbij in enkele gevallen een archieffoto wordt toegevoegd ter illustratie of opluistering.
Het kan zijn dat een editie huis-aan-huis in Opeinde wordt rondgedeeld. Speciale jubileumuitgiftes vallen ook onder het kopje clubbladen, maar ook een promotieflyer voor KC de Pein als vereniging.
Als een persoon met naam en foto wordt geplaatst, bijvoorbeeld bij een interview of persoonlijk nieuwsfeit dan wordt er door de redactie ten allen tijde toestemming gevraagd voorafgaand aan publicatie.
Alle overige persoonsgegevens in het clubblad worden behandeld conform het privacybeleid van KC de Pein.
Email:
Er is één centrale emailserver op het domein @kcdepein.nl en hierop zijn diverse accounts aangemaakt ter bevordering van de communicatie en het afschermen van de privé gegevens.
- Persoonlijke Email accounts
- Doorstuuradressen
- Functioneel account JC.JAC@kcdepein.nl
Meer uitleg volgt
Foto’s:
Algemeen:
Sinds mei 2018 wordt er terughoudend omgegaan met het maken van foto’s waarop personen staan en welke ook met naam genoemd worden*. Ook wordt het fotograferen van gezichten zoveel mogelijk gemeden als dit niet nodig is om een mooi beeld te vangen.
Op de website:
Het in beeld brengen van wedstrijden en evenementen is een krachtig middel om de sfeer of prestaties aan de buitenwereld te laten zien en tevens een mooie herinnering voor later om op terug te kijken.
Op social media:
Bij uitingen op diverse social media worden soms foto’s gebruikt. Hoe, wat en waarom staat onder het kopje “Social media” beschreven.
Foto’s en privacy met terugwerkende kracht:
De archieffoto’s die in de afgelopen jaren zijn verzameld hebben we vooralsnog niet afgeschermd en zijn daarom “openbaar” alsmede de foto’s die terug te vinden zijn op social media kanalen.
* In het geval van toestemming van de personen worden ze wel bij naam genoemd, zoals ook al genoemd onder “clubblad”
Social Media:
KC de Pein heeft sinds de prille start van de digitale communicatie aansluiting gezocht bij de nieuwe media. Reden hierbij is dat wij trots zijn op KC de Pein en zoveel mogelijk de verbinding zoeken met de buitenwereld om die trots uit te dragen, Om mensen te informeren op algemene ontwikkelingen en sportieve prestaties, maar ook om goede voorbeelden van en met vergelijkbare organisaties (m.n. andere verenigingen) te delen.
Wij laten als KC de Pein graag zien waar wij voor staan en dat we een gezellige sportieve club zijn waarin iedereen mee doet op zijn eigen manier. Door iets op social media te plaatsen roepen wij het eigenlijke van de daken; “Wij zijn trots op KC de Pein”!
De kracht van Social Media is de connectie met elkaar vinden (Social) en de diverse vormen waar dat in gedaan kan worden (Media). Uitgangspunt van KC de Pein is dat een uiting op social media voldoet aan minstens één van de volgende criteria:
- Het moet informatief zijn; bijvoorbeeld uitslagen van wedstrijden en aankondigingen in allerlei vormen.
- Het is opmerkelijk, grappig, uitzonderlijk of opzienbarend, maar het laat de club en eventuele betrokken personen in hun waarde; dan plaatsen we het! Een goed voorbeeld hiervan zijn de instagram foto’s en filmpjes waarmee we in 2016 zijn begonnen.
- Af en toe wordt er een stelling geplaatst of vraag gesteld op social media om reacties te ontlokken. Hierin wordt echter altijd gekeken of wij hierbij niemand schaden of dat reacties die hier op volgen een dergelijk effect hebben. Daar waar er enige onzekerheid kan bestaan hierover of bij signalen die hier op duiden wordt er corrigerend opgetreden.
Door social media kanalen met elkaar te koppelen heeft KC de Pein een groot bereik. Instagram stuurt door naar Twitter en dat komt weer naar Facebook, maar alle tweets staan ook op de kuorkeside en social media uitingen worden ook wel op de kuorkeside ingesloten als nieuwsbericht.
KC de Pein heeft geen winstoogmerk, maar er wordt met enige regelmaat op social media opgeroepen onder de “vrienden” en “volgers” om bij te dragen aan De verenigingskas van KC de Pein middels diverse georganiseerde acties of acties waar door KC de Pein als vereniging aan deelgenomen wordt. Voorbeelden hiervan zijn doorlopend sponsorkliks, een zelf georganiseerde Paasactie of deelname aan spaaracties van bijvoorbeeld de Poiesz JeugdSponsorActie.
Website:
info volgt
Whatsapp:
info volgt
===================================================================
Vanuit het verleden zijn er wellicht andere structurele vormen van communicatie ontstaan die niet benoemd worden in bovenstaande. Als wij vanuit het bestuur merken dat daarbij de privacy van onze leden of het goed functioneren van onze vereniging mogelijk in gevaar is wordt dan wordt
Tips of vragen over ons Communicatiebeleid? Privacy@kcdepein.nl